مكتب سجلات ووثائق الطلبة وأرشفتها

يعمل مكتب سجلات ووثائق وأرشفة الطلبة بما يتماشى مع الإطار الأكاديمي والإداري لجامعة الشارقة. وتسترشد عملياته بالسياسات التالية لضمان النزاهة والكفاءة والامتثال:

1. سرية البيانات وأمنها
   تُعامل جميع سجلات ووثائق الطلبة بسرية تامة، ويُمنح الوصول إليها فقط للأشخاص المخولين. كما يتم تأمين السجلات الرقمية والورقية وفقًا لسياسات الجامعة ولوائح حماية البيانات في دولة الإمارات.
2. سياسة إصدار الوثائق
   تُصدر الشهادات الأكاديمية وكشوف الدرجات والوثائق الرسمية الأخرى بناءً على طلب رسمي من الطالب أو الجهة المفوضة، وبعد استيفاء جميع المتطلبات الأكاديمية والمالية.
3. سياسة بطاقات الهوية الجامعية
   تُصدر بطاقات الهوية الجامعية للطلبة الجدد، ويتم تجديدها أو استبدالها في حالة انتهاء الصلاحية أو الفقدان. ويجب الإبلاغ عن البطاقات المفقودة فورًا، وقد يتم فرض رسوم على إصدار البطاقة البديلة.
4. سياسة حزمة وثائق التخرج
   يتسلم كل خريج مغلفًا مختومًا يحتوي على شهادة التخرج الرسمية وكشف الدرجات، بالإضافة إلى شهادات التفوق أو التميز عند الاستحقاق. يمكن طلب نسخ إضافية وفقًا لسياسة طلب الوثائق.
5. سياسة التحقق وطلبات الجهات الخارجية
   تتطلب طلبات التحقق من قبل جهات خارجية (مثل جهات العمل أو السفارات) موافقة خطية من الطالب أو الخريج. ويتم تنفيذ جميع عمليات التحقق من خلال مكتب سجلات ووثائق الطلبة وأرشفتها وتوثيقها رسميًا.
6. سياسة التواصل والرد على الاستفسارات
   يلتزم القسم بالرد على جميع استفسارات الطلبة والجهات ذات العلاقة خلال فترة من 3 إلى 5 أيام عمل، مع ضمان الوضوح والدقة والمهنية في جميع المراسلات.
7. سياسة الانسحاب والتخريج
   تتم معالجة جميع طلبات انسحاب الطلبة وإنهاء إجراءات التخريج من خلال القسم، مع ضمان التوثيق المناسب وتحديث الأنظمة الداخلية.