لمحة عامة
يُعنى مكتب سجلات ووثائق الطلبة وأرشفتها في جامعة الشارقة بإدارة وحفظ السجلات الأكاديمية للطلبة من لحظة القبول وحتى التخرج وما بعده. ويؤدي المكتب دورًا محوريًا في دعم المسار الأكاديمي للطلبة من خلال ضمان دقة وسرية وسهولة الوصول إلى السجلات، بما يتماشى مع السياسات المؤسسية والمعايير الدولية.
ويضم المكتب أيضًا قسم التحكم بوثائق وشهادات التخرج (DCGC)، المسؤول عن تأمين ملفات الطلبة والخريجين، وأرشفة الوثائق الأكاديمية، وإصدار البطاقات الجامعية للطلبة. كما يتولى القسم إصدار شهادات التخرج وتحميل بيانات الخريجين الشخصية على منصة وزارة التربية والتعليم لتأكيد صحة الوثائق وتسهيل إجراءات تصديق الشهادات. ويتولى المكتب إعداد مغلف التخرج الذي يحتوي على الشهادة الفخرية، شهادة التخرج، كشف الدرجات، وشهادات التفوق للطلبة المتميزين. كما يشرف على تنفيذ إجراءات إخلاء طرف الخريجين، وانسحاب الطلبة من كافة الجهات المعنية داخل الجامعة.
بصفته جهة إدارية مركزية، يخدم المكتب الطلبة والخريجين والأقسام الأكاديمية والجهات الخارجية من خلال تقديم خدمات دقيقة وموثوقة ومُركزة على الطالب، مع تسهيل عمليات التحقق من الوثائق الرسمية وتحديثها. كما يلتزم المكتب بالتحسين المستمر، والتحول الرقمي، والتميز التشغيلي، بما ينسجم مع رسالة وقيم جامعة الشارقة.
أهدافنا
1. ضمان دقة وسلامة السجلات الأكاديمية
الحفاظ على سجلات أكاديمية كاملة ودقيقة وآمنة، وفق السياسات الجامعية والممارسات المثلى.
2. تقديم خدمات فعالة ومتمحورة حول الطالب
توفير دعم سريع وموثوق للطلبة والخريجين والجهات المعنية في جميع ما يتعلق بالسجلات والوثائق الأكاديمية.
3. تعزيز الشفافية وسهولة الوصول
تسهيل الوصول إلى الوثائق الضرورية مع ضمان حماية البيانات وسريتها.
4. دعم العمليات المؤسسية والأكاديمية
التعاون مع الجهات الأكاديمية والإدارية لتوفير البيانات والوثائق اللازمة لاتخاذ القرار والاعتماد والتقارير.
5. تعزيز التحول الرقمي والتميّز في الأرشفة
اعتماد تقنيات حديثة لأرشفة السجلات وضمان استمرارية الوصول إليها.
6. الامتثال للمعايير القانونية والأكاديمية
مواءمة الممارسات مع اللوائح الوطنية والمعايير الدولية الخاصة بإدارة السجلات الأكاديمية.
7. التحسين المستمر لجودة العمليات والخدمات
الالتزام بمراجعة وتطوير الإجراءات لتحسين الكفاءة التشغيلية ورضا المستفيدين.
