النشأة:
أنشئت إدارة القبول بقرار من صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة رئيس جامعة الشارقة عام 2010/2011 لتكون بذلك إدارة مستقلة ومختصة بقبول الطلبة في جامعة الشارقة.
تعتبر إدارة القبول من أهم الركائز الستة التابعة لعمادة الخدمات الأكاديمية المساندة في جامعة الشارقة، فهي بوابة الطلبة للدخول إلى الحياة الأكاديمية والجامعية، وتلعب دوراً رئيسياً خلال مسيرة الطالب في مختلف السنوات الدراسية وحتى تخرجهم من الجامعة.
تتفاعل إدارة القبول تفاعلاً كبيراً مع الزيادة المطردة للطلبة والتطور الكبير الذي تشهده الجامعة منذ تأسيسها حيث تعمل على تطوير ذاتها كماً ونوعاً وتفعيل الأقسام والوحدات التابعة للمركز الرئيسي لإدارة القبول في جامعة الشارقة وفرع الكليات الطبية بالإضافة إلى الأفرع الأخرى في خورفكان وكلباء والذيد وفروع كلية المجتمع في إمارة الشارقة، كما تم إضافة خاصية القبول الإلكتروني تماشياً مع متطلبات العصر وتسهيلاً على الطلبة الدوليين وتيسيراً لإجراءات قبولهم في الجامعة.
من أجل تقديم أفضل الخدمات للطلبة وأولياء الأمور والخريجين والمؤسسات الحكومية والخاصة، في عمليات القبول والأرشفة الإلكترونية والورقية وتطبيق أفضل الممارسات في مجال الشهادات، يبذل قسم القبول جهودًا كبيرة للتواصل والتنسيق مع كليات الجامعة وإداراتها والمؤسسات الحكومية والخاصة والجامعات ذات الصلة داخل الدولة وخارجها. تشارك إدارة القبول بنشاط في المؤتمرات وورش العمل المتعلقة بعمليات القبول والأرشفة مثل: المنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات بالدول العربية، الرابطة الأمريكية لمسجلي الجامعات وموظفي القبول، ومؤسسة المعايير الدولية، والمنظمة العربية للتنمية الإدارية (منظمة متخصصة تابعة لجامعة الدول العربية) تنظم ورش عمل تدريبية داخلية وتشارك في ورش عمل تدريبية خارجية للموظفين. بالإضافة إلى ذلك، تنظم المؤتمرات الدولية المتعلقة بالقبول والأرشفة والاجتماعات الدورية مع الجهات المانحة لتلبية احتياجاتها.
نشاطات الإدارة:
متابعة تنفيذ الخطة الاستراتيجية للإدارة للوصول إلى الأهداف العامة للجامعة ضمن منهجية تعمل على تحسين الأداء في العمل والخدمات المقدمة للعملاء.
- تشكيل لجان عمل تعمل على تعزيز روح العمل الجماعي وتطوير الخدمات المقدمة، وتساعد في تحسين سير العمل في الإدارة.
- عقد لقاءات مع جامعات وهيئات ومؤسسات ذات صلة، مثل: (شرطة دبي، الجامعة الأمريكية في الشارقة، وبعض الجهات المانحة) لتبادل الخبرات والوقوف عند أحدث المستجدات فيما يتعلق بقبول الطلبة وطباعة شهادات الخريجين، والأنظمة المتعلقة بالقبول، ومناقشة شروط وإجراءات المنح الدراسية.
- المشاركة في الفعاليات المجتمعية (الريوق الإماراتي، يوم العلم، يوم الشهيد، اليوم الوطني، واحتفالية عمادة الخدمات الأكاديمية المساندة المقامة في نهاية العام الأكاديمي، وغيرها من الفعاليات المقامة في داخل الحرم الجامعي وخارجه).
- المشاركة الفعّالة في المؤتمرات العالمية ذات العلاقة بعمل الإدارة، مثل: مؤتمرات المنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات بالدول العربية، ومؤتمر SunGard Higher Education – Ellucian في دبي.
- المشاركة في الملتقى السنوي للأرشيف في الوطن العربي، والورش الخاصة بالأرشفة الإلكترونية.
- المشاركة الفعالة في حفلات التخريج المقامة في نهاية كل فصل دراسي.
- التحديث بشكل دوري على الصفحة الإلكترونية للقبول، لتعكس جميع المستجدات والتطورات الخاصة في إدارة القبول والفعاليات والمشاركات، وما يتعلق بقبول الطلبة الجدد.
- تعزيز التوجه الإلكتروني في كل عمليات القبول، وربط نظم القبول مع الجهات ذات الصلة داخل وخارج الجامعة.
عقد ورش عمل ولقاءات تعريفية مع المدارس والجهات ذات الصلة، والمشاركة في البرامج التعليمية المختلفة، والمشاركة الفعّالة في المعارض التعليمية المقامة داخل الدولة وخارجها والمعارض الافتراضية للترويج عن برامج الجامعة المختلفة، وتوعية الطلبة بلوائح وشروط وآلية القبول في الجامعة.
الأقسام:
يتكون الهيكل الإداري لإدارة القبول من موظفين فنيين ومتخصصين ومدربين يشكلون فريقاً ملتزماً بتقديم أفضل الخدمات من خلال أربعة وحدات رئيسية وهي :
- قسم القبول.
- قسم المنح والبعثات الدراسية.
- مكتب الخدمة الطلابية.
- وحدة نظم المعلومات.
- قسم مراقبة الوثائق وشهادات الخريجين.
