تم استحداث قسم نظم المعلومات في إدارة القبول تماشياً مع الخطة الاستراتيجية للجامعة لتطوير وتحديث أنظمة الطلبة.
ويعتبر القسم مسؤولاً عن تطوير الخدمات، وتنفيذ وتعزيز النظم المستخدمة في إدارة القبول بجميع أقسامها، لتسهيل العمل والتغلب على الصعوبات، وتوفير إجراءات الفعالة للموظفين، وخدمات ميسرة للطلاب والخريجين.
المهام:
- تخطيط وتنظيم وإدارة النظم المستخدمة في إدارة القبول.
- إدارة المشاريع التقنية المتعلقة بإدارة القبول وضمان دمجها وربطها وتكاملها مع النظم الأخرى ذات الصلة.
- تصميم وتنفيذ وأتمتة إجراءات القبول.
- إيجاد حلول مبتكرة لتحسين نظام القبول الحالي.
- القيام بإعدادات نظام القبول الإلكتروني قبل فتح باب القبول في كل فصل دراسي.
- استخدام البيانات من نظام الطلبة لتحليلها وتوفير المعلومات المطلوبة لصناع القرار في الجامعة.
- تقديم الدعم الفني وتدريب الموظفين على الاستخدام الأمثل لأنظمة القبول وضمان جودة البيانات.
- إعداد ومراجعة وتطوير جميع القوائم والإحصاءات والتقارير المتعلقة بعمليات القبول والتخريج.
- الإشراف على ترقية أنظمة القبول إلى (Cloud server) خادم السحابة.
- الإشراف على المشاريع والخطط التقنية المستقبلية للإدارة، مثل: نظام أرشفة جديد (نظام إدارة الوثائق) ، أدوات إعداد التقارير، تطبيقات الهاتف المتحرك، نظام القبول الجديد، تطبيقات إلكترونية، وغيرها من الحلول الإبداعية التي ستضيف قيمة للخدمات المقدمة لعملائنا.
- تنفيذ خدمات إلكترونية جديدة باستخدام أداة (OSS) ونظام (Workflow) .
- تطبيق الأنظمة الجديدة وضمان دمجها وتكاملها مع النظم الأخرى ذات الصلة.
- استخدم أداة (MDUU) لإلغاء التخصيص في نظام (Banner) .
- نقل جميع تقارير بانر (Banner ) إلى أداة التقارير الجديدة (Argos) .
- إنشاء الأرقام الجامعية وكلمات المرور للطلاب الجدد وإرسالها لهم عبر البريد الإلكتروني.
الإنجازات:
- استخراج الأرقام الجامعية والأرقام السرية للطلبة الجدد وإرسال بريد إلكتروني إليهم.
- المشاركة في تنفيذ خطة الجامعة نحو تحديث الأنظمة الإلكترونية المستخدمة فيها والأنظمة المزمع تطبيقها، بما يتناسب مع التطورات الجديدة، مثل نظام التقارير (Argos) ونظام (Work flow)، وترقية نظام (Banner) إلى النسخة الجديدة، ونقله إلى السحابة (Cloud) ، وغيرها .
- المشاركة في إنشاء قاموس خاص بالمصطلحات المستخدمة في نظام معلومات الطلبة في الجامعة، وتوحيدها، وذلك بالتعاون مع عمادة ضمان الجودة والفاعلية المؤسسية والاعتماد.
- تطبيق برنامج التقارير (Argos) لبناء واستخراج التقارير والإحصاءات المطلوبة من قبل الإدارة. ويتم تدريجيا نقل التقارير من نظام (Banner) إلى (Argos) وتحديثها إضافة إلى إنشاء تقارير جديدة، وتعد إدارة القبول أول من يطبق نظام (Argos) في جامعة الشارقة.
- تطبيق نظام إخلاء الطرف عبر الإنترنت للخريجين والمنسحبين باستخدام نظام سير العمل الجديد(Workflow).
- تم تصميم البطاقة الجامعية للطلبة باستخدام برنامج (Argos).
- تم تصميم وإعداد الشهادة الفخرية والمصدقة للخريجين باللغة العربية والإنجليزية باستخدام برنامج (Argos)
- تم عمل استبيان إلكتروني باللغتين العربية والإنكليزية للمتقدمين للجامعة عبر الموقع الإلكتروني، ومن خلاله تم مساعدتهم على إكمال طلباتهم الإلكترونية و تطوير النظام .
- استخدام أداة تحديث البيانات الشاملة (MDUU) لإنشاء قاعدة البيانات المستخدمة في نظام الشرائح الذكية الذي تستخدمه وزارة التربية والتعليم لتسهيل عملية تصديق شهادات خريجي جامعة الشارقة.
- تدريب موظفي قسم القبول على استخدام برنامج تقارير (Argos) الجديدة.
- تصميم شهادات التخرج على نظام (Argos) .
