هو القسم المسؤول عن حفظ ملفات الطلبة الخريجين والمقيدين وترتيبها وفق
نظام فهرسة، وأرشفة وثائق الطلبة ومستنداتهم خلال مسيرتهم الأكاديمية ومراقبة حركة
تنقل الملفات بين أفرع الجامعة المختلفة، وإصدار البطاقات الجامعية للطلبة الجدد
والمستمرين. كما يقوم القسم بطباعة شهادات التخرج ووضع الشرائح الذكية على شهادات
الخريجين التي تحوي كافة المستندات الشخصية والأكاديمية والسجلات الدراسية للطلبة
المحولين إلى جامعة الشارقة والتي تم أرشفتها إلكترونياً بالتنسيق مع قسم القبول.
كما يقوم القسم أيضاً على رفع البيانات الشخصية للطلبة الخريجين على موقع وزارة
التربية والتعليم للمساهمة في التأكد من صحة المستندات وتسهيل عملية تصديق شهادات
وسجلات الخريجين، بالإضافة إلى إعداد حافظة الخريج لكل طالب خريج والتي تضم شهادات
التخرج والسجل الدراسي والشهادة الفخرية وشهادة التفوق للطلبة المتفوقين ومتابعة
إخلاء الطرف الإلكتروني للطلبة الخريجين والمنسحبين بالإضافة إلى متابعة إخلاء طرف
الخريجين والمنسحبين مع جميع الجهات والإدارات المعنية في الجامعة.
الإنجازات :
- إنشاء مكتب لقسم مراقبة الوثائق وشهادات الخريجين في الكليات الطبية لتزويد الطلبة بخدمات القسم من طباعة البطاقات ومتابعة إجراءات إخلاء الطرف للطلبة الخريجين والمنسحبين وطباعة النسخ الإضافية للخريجين وأرشفة المستندات وغيرها من الخدمات دون التنقل بين مباني الجامعة المختلفة.
- إضافة خدمة طلب تجديد البطاقات الجامعية عن طريق الخدمة الذاتية لتقليص الإجراء حيث يتم الخصم مباشرة من حساب الطالب.
- الأرشفة الالكترونية لوثائق الطلبة المقيدين والخريجين كخطوة أولى في بناء أرشيف إلكتروني متكامل.
- إضافة الخريجين الجدد لكلية المجتمع في نظام الشريحة الإلكترونية الذكية لتسهيل عملية تصديق شهادات الطلبة من التعليم العالي.
- استخدام أداة تقارير حديثة للربط بين بيانات الطلبة والشرائح الإلكترونية ليتمكن القسم من رفع بيانات ومستندات الطلبة على موقع وزارة التربية والتعليم دون الحاجة لتدخل طرف ثالث حفاظا على دقة وصحة البيانات .
- تم طباعة الشهادات والسجلات للطلبة الخريجين، حيث بلغ عدد الشهادات التي تم طباعتها للخريجين في العام الأكاديمي 2017/2018 ما يزيد عن (15000) شهادة.
- تم رفع أسماء الطلبة الخريجين ومستنداتهم الشخصية ومؤهلات قبولهم السابقة على موقع وزارة التربية والتعليم، وبلغ إجمالي أعداد الخريجين الذين تم رفع ملفاتهم حتى الآن ما يزيد عن 12000 خريج.
- تم ترقية درجة السرية الموجودة في الشهادات والسجلات، من خلال إضافة عوامل سرية جديدة وفق معايير عالمية منها تقنية الليدوجرام، والبصمة الحرارية المشعة وغيرها.
- تم تقديم خدمة تصديق الشهادات من وزارة التربية والتعليم للطلبة الخريجين من جميع الدرجات العلمية، وقد لاقت هذه الخدمة استحساناً كبيراً من الخريجين حيث وفر عليهم الوقت والجهد في عملية تصديق الشهادات كخدمة مجتمع.
- تم تقديم خدمة تصديق الشهادات من وزارة التربية والتعليم لموظفي الجامعة من خريجي جامعة الشارقة كخدمة مجتمع.
- أرشفة نماذج إخلاء الطرف الورقية للمنسحبين والخريجين القدامى حيث بلغت أعداد النماذج التي تم أرشفتها ما يزيد عن 7200 نموذج حتى الآن.
