نبذة عن الإدارة
إدارة القبول هي بوابة الطلبة للدخول إلى الحياة الأكاديمية والجامعية، و تلعب دوراً رئيسياً خلال مسيرة الطالب في مختلف السنوات الدراسية وحتى تخرجهم من الجامعة.

النشأة:
أنشئت إدارة القبول بقرار من صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة رئيس الجامعة عام 2010/2011 لتكون بذلك إدارة مستقلة ومختصة بقبول الطلبة في جامعة الشارقة.

المهام:
تعتبر إدارة القبول من الركائز الأساسية ومن أهم الإدارات المساندة في جامعة الشارقة، لما تقوم به من مهام رئيـسية وأعمال ذات علاقة مباشرة مع جميع العناصر المكونة للجامعة، والمؤثرة بها من العملاء والمراجعين من أولياء الأمور والطلبة والخريجين والزائرين، وكادر الهيئة التدريسية والإدارية، ولكل من هذه العناصر متطلباتها واحتياجاتها. ويشمل عمل الإدارة على سبيل المثال وليس الحصر ما يلي:
  • هي الإدارة المسؤولة عن كل ما يتعلق بقبول الطلبة في برامج الجامعة المختلفة لدرجتي البكالوريوس والدبلوم.
  • وهي تعمل على تطبيق وتنفيذ إجراءات القبول وفق سياسة القبول العامة التي تقرها إدارة الجامعة، وبما يتوافق مع قرارات و تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
  • كما أنها تنظم وتنفذ عملية القبول بمراحله المختلفة، وتسخّر كل الوسائل التقنية والإلكترونية لتطوير وتحديث عملية القبول.
  • كما تهدف إلى استقطاب الطلبة المتميزين علميا وسلوكيا إلى الجامعة.
  • التواصل والتنسيق مع كليات وإدارات الجامعة المختلفة، بالإضافة إلى المؤسسات الحكومية والخاصة والجامعات ذات الصلة داخل الدولة وخارجها، لتوفير الخدمة الأفضل للطلبة والمراجعين.
  • المشاركة في المعارض التعليمية المقامة داخل الدولة وخارجها للترويج لبرامج الجامعة المختلفة والمتزايدة، وتوعية الطلبة بلوائح وشروط القبول في الجامعة.
  • توفير المعلومات عن شروط القبول لمختلف كليات وتخصصات الجامعة، وتوزيع النشرات والكتيبات الإرشادية.
  • استقبال الطلبة وأولياء أمورهم، وتسلم طلبات الالتحاق بالجامعة، والتأكد من استيفاء شروط ولوائح القبول، والتواصل مع الطلبة، والإعلان عن أسماء المقبولين.
  • إعداد البطاقات الجامعية.
  • حفظ وترتيب الوثائق الخاصة بالطلبة خلال مسيرتهم الأكاديمية.
  • استخراج وطباعة مصدقات وشهادات التخرج، وتسليمها للطلبة الخريجين.
  • خدمة الطلبة وإرشادهم، والرد على الاستفسارات، وتنظيم عملية القبول والتسجيل ودفع الرسوم

 

الوحدات:
تتفاعل إدارة القبول تفاعلاً كبيراً مع الزيادة المطردة للطلبة والتطور الكبير الذي تشهده الجامعة منذ تأسيسها، حيث تعمل على تطوير ذاتها كماً ونوعاً، وتفعيل الأقسام والوحدات التابعة للمركز الرئيسي لإدارة القبول في جامعة الشارقة وفرع الكليات الطبية بالإضافة إلى الأفرع الأخرى في خورفكان وكلباء وفرع كلية المجتمع في إمارة الشارقة.
وقد شكلت إدارة القبول هيكلة إدارية تضم موظفين فنيين ومتخصصين ومدربين يشكلون فريق عمل واحد، موزعين على ثلاث وحدات رئيسية، وهي:

  • وحدة القبول.
  • وحدة الوثائق والملفات ومصدقات الخريجين.
  • مكتب الخدمة الطلابية.

 

الإنجازات في العام الأكاديمي 2014/2015:
  • قامت الإدارة بوضع الخطة الاستراتيجية للسنوات الخمس القادمة للوصول إلى الأهداف العامة للجامعة ضمن منهجية تعمل على تحسين الأداء في العمل والخدمات المقدمة للعملاء.
  • استقطاب الطلبة المتميزين علميًا وسلوكيًا للالتحاق في الجامعة وتقديم أفضل الخدمات لهم، كما تقدم الجامعة خدمة حجز المقعد الفوري للطلبة المتميزين علمياً في شهادة الثانوية العامة والمستوفين لشروط القبول، وذلك لضمان المقعد لهم وعدم الانتظار وذلك تماشياً مع توجه إدارة الجامعة في قبول الطلبة المتميزين لرفع مستوى التميز في الجامعة.
  • تطبيق القبول التنافسي بشكل أوسع من السابق مما ساهم في رفع معدل القبول.
  • تطبيق المرحلة الثانية من  نظام الشريحة الذكية على شهادات الخريجين و ذلك من خلال إدراج صور عن المستندات الشخصية (جواز السفر والهوية) والمستندات الأكاديمية (الثانوية العامة والسجلات الدراسية للطلبة المحولين إلى جامعة الشارقة، والمخاطبات الخاصة للتأكد من صحة هذه السجلات) ، لتسهيل عملية تصديق شهاداتهم في وزارة التعليم العالي و البحث العلمي.
  • تطبيق نظام إخلاء الطرف الإلكتروني للطلبة الخريجين والمنسحبين من الجامعة، من خلال ربط كافة الجهات المعنية في الجامعة عبر شبكة الحاسب الآلي دون حاجة الطالب/ـــة للذهاب إلى تلك الإدارات لعمل إخلاء الطرف، بحيث توفر على الطالب الوقت والجهد، وهي نقلة كبيرة تنعكس على الجامعة والطالب.
  • تم تخصيص مكاتب للقبول في الكليات الطبية وذلك لاستلام واستقبال ملفات الطلبة الملتحقين بكليات ( الطب، طب الأسنان، الصيدلة، العلوم الصحية، والفنون الجميلة)، مما ساهم في توزيع العبء على الموظفين، وتخفيف الضغط على الفرع الرئيسي، وسهولة تنفيذ الإجراءات وتوفير الخدمة المثلى للمراجعين.
  • تم استقبال طلبات الالتحاق للجامعة القاسمية للعام الأكاديمي 2014/2015 واستكمال جميع إجراءات قبول الطلبة من قبل موظفي القبول في جامعة الشارقة، وقد تزامن ذلك مع فترات القبول لجامعة الشارقة.
  • تطبيق نظام مبسط للأرشفة الإلكترونية من خلال بانر وبالتعاون مع فريق MIS، حيث يتم أرشفة المستندات الشخصية لجميع الطلبة الجدد على نظام بانر مما يساعد في عملية التدقيق والحصول على صور من المستندات دون الحاجة للرجوع إلى ملف الطلبة.
  • المشاركة في احتفالات الجامعة بالذكرى (43) لليوم الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، والفوز بالمركز الأول.
  • أرشفة وترتيب ملفات الخريجين في مستودع الخريجين.
  • تم اعتماد و طباعة شهادات الخريجين على أوراق فاخرة وبها درجة عالية من السرية وذات طابع جميل، حيث اشتمل التغير على المصدقات والسجلات الدراسية والشهادات الفخرية وشهادات الامتياز بالإضافة إلى مغلف حفظ تلك الشهادات.
  • عمل مسح ضوئي لوثائق الخريجين في فصل الصيف 2013/2014 والخريف 2014/2015 ورفعه على موقع وزارة التعليم العالي و البحث العلمي.
  • عقد لقاءات مع جامعات وهيئات ذات صلة لتبادل الخبرات والوقوف عند أحدث المستجدات فيما يتعلق بقول الطلبة.
  • المشاركة في معارض ومؤتمرات التعليم المقامة داخل وخارج الدولة.