تسجيل الدخول
نبذة عن الإدارة

 

النشأة:

 

أنشئت إدارة القبول بقرار من صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة رئيس الجامعة عام 2010/2011 لتكون بذلك إدارة مستقلة ومختصة بقبول الطلبة في جامعة الشارقة. كما تعتبر إدارة القبول من اهم الركائز الخمسة التابعة لعمادة الخدمات الاكاديمية المساندة في جامعة الشارقة فهي بوابة الطلبة للدخول إلى الحياة الأكاديمية والجامعية وتلعب دوراً رئيسياً خلال مسيرة الطالب في مختلف السنوات الدراسية وحتى تخرجهم من الجامعة.

تتفاعل إدارة القبول تفاعلاً كبيراً مع الزيادة المطردة للطلبة والتطور الكبير الذي تشهده الجامعة منذ تأسيسها حيث تعمل الإدارة على تطوير ذاتها كماً ونوعاً وتفعيل الأقسام والوحدات التابعة للمركز الرئيسي لإدارة القبول في جامعة الشارقة وفرع الكليات الطبية بالإضافة إلى الأفرع الأخرى في خورفكان وكلباء والذيد وفروع كلية المجتمع في إمارة الشارقة، كما تم إضافة خاصية القبول الإلكتروني تماشياً مع متطلبات العصر وتسهيلاً على الطلبة الدوليين وتيسيراً لإجراءات قبولهم في الجامعة.

الأقسام:

شكلت إدارة القبول هيكلة إدارية تضم موظفين فنيين ومتخصصين ومدربين يشكلون فريق عمل واحد، موزعين على ثلاث أقسام رئيسية، وهي: قسم القبول، قسم مراقبة المستندات ومصدقات الخريجين، مكتب الخدمة الطلابية.

 

1.      قسم القبول

هو القسم المسؤول عن كل ما يتعلق بقبول الطلبة من إجراءات ومتابعات واستقبال الطلبة وأولياء أمورهم وتوزيع النشرات والكتيبات الإرشادية، والرد على استفساراتهم، والتأكد من استيفاء شروط ولوائح القبول، وقبول طلبات الالتحاق، والتواصل مع الطلبة، والإعلان عن أسماء المقبولين و أرشفة سجلات ومستندات الطلبة الأكاديمية والشخصية، والعمل على تحديثها إلكترونياً باستمرار، وتطبيق لوائح وأسس القبول وفق سياسة القبول التي تقرها إدارة الجامعة والمتوافقة مع قرارات وزارة التربية والتعليم في برامج الجامعة المختلفة لمستويات الدبلوم والبكالوريوس .

 

2.      قسم مراقبة المستندات ومصدقات الخريجين

هو القسم المسؤول عن حفظ ملفات الطلبة الخريجين والمقيدين وترتيبها وفق نظام فهرسة، وأرشفة وثائق الطلبة ومستنداتهم خلال مسيرتهم الأكاديمية ومراقبة حركة تنقل الملفات بين أفرع الجامعة المختلفة، وإصدار البطاقات الجامعية للطلبة الجدد والمستمرين. كما يقوم القسم بطباعة شهادات التخرج ووضع الشرائح الذكية على شهادات الخريجين التي تحوي كافة المستندات الشخصية والأكاديمية والسجلات الدراسية للطلبة المحولين إلى جامعة الشارقة والتي تم أرشفتها إلكترونياً بالتنسيق مع قسم القبول. كما يقوم القسم أيضاً على رفع البيانات الشخصية للطلبة الخريجين على موقع وزارة التربية والتعليم للمساهمة في التأكد من صحة المستندات وتسهيل عملية تصديق شهادات وسجلات الخريجين، بالإضافة إلى إعداد حافظة الخريج لكل طالب خريج والتي تضم شهادات التخرج والسجل الدراسي والشهادة الفخرية وشهادة التفوق للطلبة المتفوقين ومتابعة إخلاء الطرف الإلكتروني للطلبة الخريجين والمنسحبين بالإضافة إلى متابعة إخلاء طرف الخريجين والمنسحبين مع جميع الجهات والإدارات المعنية في الجامعة.


3.      مكتب الخدمة الطلابية

يقوم مكتب الخدمة الطلابية بالترحيب بالطلبة وأولياء أمورهم والرد على استفساراتهم بالإضافة إلى الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني للإدارة، وتنظيم عملية القبول والتسجيل ودفع الرسوم الدراسية، وتذليل الصعوبات التي قد تواجه المراجعين وإرشادهم إلى مكاتب الخدمة المختصة بمعاملاتهم، بالإضافة الى مساعدة الطلبة للتقديم على الخدمات الإلكترونية للإدارات المختلفة ومساندة أقسام الإدارة في أعمالهم المختلفة.


المهام:

تعتبر إدارة القبول من الركائز الأساسية ومن أهم الإدارات المساندة في جامعة الشارقة، لما تقوم به من مهام رئيـسية وأعمال ذات علاقة مباشرة مع جميع العناصر المكونة للجامعة، والمؤثرة بها من العملاء والمراجعين من أولياء الأمور والطلبة والخريجين والزائرين، وكادر الهيئة التدريسية والإدارية، ولكل من هذه العناصر متطلباتها واحتياجاتها. ويشمل عمل الإدارة على سبيل المثال وليس الحصر ما يلي:

  • هي الإدارة المسؤولة عن كل ما يتعلق بقبول الطلبة في برامج الجامعة المختلفة لدرجتي البكالوريوس والدبلوم.
  • تطبيق وتنفيذ إجراءات القبول وفق سياسة القبول العامة التي تقرها إدارة الجامعة وبما يتوافق مع قرارات وتعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
  • تنظم وتنفذ عملية القبول بمراحله المختلفة، وتسخّر كل الوسائل التقنية والإلكترونية لتطوير وتحديث عملية القبول.
  • كما تهدف إلى استقطاب الطلبة المتميزين علميا وسلوكيا إلى الجامعة.
  • التواصل والتنسيق مع كليات وإدارات الجامعة المختلفة، بالإضافة إلى المؤسسات الحكومية والخاصة والجامعات ذات الصلة داخل الدولة وخارجها، لتوفير الخدمة الأفضل للطلبة والمراجعين.
  • المشاركة في المعارض التعليمية المقامة داخل الدولة وخارجها للترويج لبرامج الجامعة المختلفة والمتزايدة، وتوعية الطلبة بلوائح وشروط القبول في الجامعة.
  • توفير المعلومات عن شروط القبول لمختلف كليات وتخصصات الجامعة، وتوزيع النشرات والكتيبات الإرشادية.
  • إعداد البطاقات الجامعية.
  • حفظ وترتيب الوثائق الخاصة بالطلبة خلال مسيرتهم الأكاديمية.
  • استخراج وطباعة مصدقات وشهادات التخرج، وتسليمها للطلبة الخريجين.
  • خدمة الطلبة وإرشادهم، والرد على الاستفسارات، وتنظيم عملية القبول والتسجيل ودفع الرسوم

الإنجازات :

  • الانتقال من طلب الالتحاق اليدوي إلى طلب الالتحاق الإلكتروني عبر النظام الجديد لجميع برامج البكالوريوس والدبلوم.
  • استقطاب الطلبة المتميزين علميًا وسلوكيًا للالتحاق في الجامعة وتقديم أفضل الخدمات لهم، كما تقدم الإدارة خدمة حجز المقعد الفوري للطلبة المتميزين علمياً في شهادة الثانوية العامة والمستوفين لشروط القبول، وذلك لضمان المقعد لهم وعدم الانتظار وذلك تماشياً مع توجه إدارة الجامعة في قبول الطلبة المتميزين لرفع مستوى التميز في الجامعة.
  • تطبيق القبول التنافسي بشكل أوسع من السابق مما ساهم في رفع نسب القبول.
  • تطبيق نظام إخلاء الطرف الإلكتروني للطلبة الخريجين والمنسحبين من الجامعة، حيث يرتبط النظام بجميع إدارات الجامعة ويتم إخلاء طرف الطالب إلكترونيا لإخلاء طرف الطالب إلكترونياً دون الحاجة للانتقال بين تلك الجهات المختلفة.
  • تطبيق نظام الشريحة الذكية على شهادات الخريجين لتسهيل عملية تصديق شهاداتهم في وزارة التربية والتعليم.
  • عملية المسح الضوئي لوثائق الخريجين ورفعها على موقع وزارة التربية والتعليم.
  • تطبيق الأرشفة الإلكترونية لمستندات الطلبة المقبولين.
  • ترقية درجة السرية الموجودة في الشهادات والسجلات بشكل دوري، من خلال إضافة عوامل سرية جديدة وفق معايير عالمية منها تقنية الهولوجرام، والبصمة الحرارية المشعة وغيرها.
  • عقد لقاءات مع جامعات وهيئات ذات صلة لتبادل الخبرات والوقوف عند أحدث المستجدات فيما يتعلق بقبول الطلبة وشهادات الخريجين.
  • استحداث لجنة التواصل الاجتماعي التي من شأنها توصيل المعلومات الجديدة التي تهم الطالب من خلال التواصل معهم عن طريق موقع الجامعة، البريد الإلكتروني ومواقع التواصل الاجتماعي.
  • استضافة المؤتمر الـ 35 للمنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات بالدول العربية في رحاب جامعة الشارقة، وقد شاركت إدارة القبول في إعداد هذا المؤتمر والتنظيم له .
  • المشاركة الفعّالة في المعارض التعليمية المقامة داخل الدولة وخارجها للترويج عن برامج الجامعة المختلفة، وتوعية الطلبة بلوائح وشروط وآلية القبول في الجامعة. بالإضافة الى المشاركة في اليوم المفتوح الخاص بالطلبة الجدد.
  • المشاركة الفعالة في حفلات التخريج المقامة في نهاية كل فصل دراسي.
  •  المشاركة في الفعاليات المجتمعية (الريوق الإماراتي، يوم العلم، يوم الشهيد، اليوم الوطني، الموظف المتميز واحتفالية عمادة الخدمات الاكاديمية المساندة المقامة في نهاية العام الأكاديمي، وغيرها من الفعاليات المقامة في داخل الحرم الجامعي وخارجه).
  • المشاركة في المؤتمر السادس والثلاثون للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات العربية وتقديم ورقة عمل بعنوان " أثر التكنولوجيا في تطوير عمليات القبول في جامعة الشارقة" .
  • المشاركة في المؤتمرات العالمية والفعاليات المجتمعية والمعارض الخاصة بمؤسسات التعليم العالي ذات علاقة بعمل الإدارة من داخل وخارج الدولة.