نبذة عن الإدارة
  • إدارة القبول هي بوابة الطلبة للدخول إلى الحياة الأكاديمية والجامعية، و تلعب دوراً رئيسياً خلال مسيرة الطالب في مختلف السنوات الدراسية وحتى تخرجهم من الجامعة.
    النشأة:
    أنشئت إدارة القبول بقرار من صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة رئيس الجامعة عام 2010/2011 لتكون بذلك إدارة مستقلة ومختصة بقبول الطلبة في جامعة الشارقة.
    المهام:
    تعتبر إدارة القبول من الركائز الأساسية ومن أهم الإدارات المساندة في جامعة الشارقة، لما تقوم به من مهام رئيـسية وأعمال ذات علاقة مباشرة مع جميع العناصر المكونة للجامعة، والمؤثرة بها من العملاء والمراجعين من أولياء الأمور والطلبة والخريجين والزائرين، وكادر الهيئة التدريسية والإدارية، ولكل من هذه العناصر متطلباتها واحتياجاتها. ويشمل عمل الإدارة على سبيل المثال وليس الحصر ما يلي:
  • هي الإدارة المسؤولة عن كل ما يتعلق بقبول الطلبة في برامج الجامعة المختلفة لدرجتي البكالوريوس والدبلوم.
  • وهي تعمل على تطبيق وتنفيذ إجراءات القبول وفق سياسة القبول العامة التي تقرها إدارة الجامعة، وبما يتوافق مع قرارات و تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
  • كما أنها تنظم وتنفذ عملية القبول بمراحله المختلفة، وتسخّر كل الوسائل التقنية والإلكترونية لتطوير وتحديث عملية القبول.
  • كما تهدف إلى استقطاب الطلبة المتميزين علميا وسلوكيا إلى الجامعة.
  • التواصل والتنسيق مع كليات وإدارات الجامعة المختلفة، بالإضافة إلى المؤسسات الحكومية والخاصة والجامعات ذات الصلة داخل الدولة وخارجها، لتوفير الخدمة الأفضل للطلبة والمراجعين.
  • المشاركة في المعارض التعليمية المقامة داخل الدولة وخارجها للترويج لبرامج الجامعة المختلفة والمتزايدة، وتوعية الطلبة بلوائح وشروط القبول في الجامعة.
  • توفير المعلومات عن شروط القبول لمختلف كليات وتخصصات الجامعة، وتوزيع النشرات والكتيبات الإرشادية.
  • استقبال الطلبة وأولياء أمورهم، وتسلم طلبات الالتحاق بالجامعة، والتأكد من استيفاء شروط ولوائح القبول، والتواصل مع الطلبة، والإعلان عن أسماء المقبولين.
  • إعداد البطاقات الجامعية.
  • حفظ وترتيب الوثائق الخاصة بالطلبة خلال مسيرتهم الأكاديمية.
  • استخراج وطباعة مصدقات وشهادات التخرج، وتسليمها للطلبة الخريجين.
  • خدمة الطلبة وإرشادهم، والرد على الاستفسارات، وتنظيم عملية القبول والتسجيل ودفع الرسوم

 

الأقسام:

تتفاعل إدارة القبول تفاعلاً كبيراً مع الزيادة المطردة للطلبة والتطور الكبير الذي تشهده الجامعة منذ تأسيسها، حيث تعمل على تطوير ذاتها كماً ونوعاً، وتفعيل الأقسام والوحدات التابعة للمركز الرئيسي لإدارة القبول في جامعة الشارقة وفرع الكليات الطبية بالإضافة إلى الأفرع الأخرى في خورفكان وكلباء وفرع كلية المجتمع في إمارة الشارقة.

وقد شكلت إدارة القبول هيكلة إدارية تضم موظفين فنيين ومتخصصين ومدربين يشكلون فريق عمل واحد، موزعين على ثلاث أقسام رئيسية، وهي:

  •  قسم القبول.
  • قسم مراقبة المستندات.
  • مكتب الخدمة الطلابية.

 

الإنجازات :

  • الانتقال من طلب الالتحاق اليدوي إلى طلب الالتحاق الإلكتروني عبر النظام الجديد لجميع برامج البكالوريوس والدبلوم حيث يتميز ويتميز النظام بالآتي:
  1. ربط بيانات الطلبة المتقدمين للالتحاق بنظام تسجيل الطلبة.
  2. استخدام صفحة واحدة للتقديم بخاصية تساعد على فتح وإغلاق الأقسام الموجودة.
  3. ربط شروط القبول بالتخصصات والكليات المطروحة.
  4. خاصية تحميل المستندات إلكترونياً عند التقديم.
  5. خدمة الدفع الإلكتروني في النظام.
  6. خاصية الرسائل النصية والبريد الإلكتروني المرتبطة بحالة الطلب.  
  • تطبيق نظام إخلاء الطرف الإلكتروني للطلبة الخريجين والمنسحبين من الجامعة.
  • تطبيق نظام الشريحة الذكية على شهادات الخريجين لتسهيل عملية تصديق شهاداتهم في وزارة التربية والتعليم.
  • عملية المسح الضوئي لوثائق الخريجين ورفعها على موقع وزارة التربية والتعليم.
  • تطبيق الأرشفة الإلكترونية لمستندات الطلبة.
  • ترقية درجة السرية الموجودة في الشهادات والسجلات، من خلال إضافة عوامل سرية جديدة وفق معايير عالمية.
  • عقد لقاءات مع جامعات وهيئات ذات صلة لتبادل الخبرات والوقوف عند أحدث المستجدات فيما يتعلق بقبول الطلبة وشهادات الخريجين.
  • تخصيص لجنة التواصل الاجتماعي التي من شأنها توصيل كل معلومة جديدة عن القبول من خلال مواقع التواصل الاجتماعي (فيسبوك، تويتر، انستغرام).
  • المشاركة في المؤتمرات العالمية والفعاليات المجتمعية والمعارض الخاصة بمؤسسات التعليم العالي ذات علاقة بعمل الإدارة من داخل وخارج الدولة.
  • تم استضافة المؤتمر الـ 35 للمنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات بالدول العربية في رحاب جامعة الشارقة، وقد شاركت إدارة القبول في إعداد هذا المؤتمر والتنظيم له.
  • تم المشاركة في معرض جيتكس للحكومات الذكية و الذي أقيم في مركز دبي التجاري العالمي.
  • المشاركة في المؤتمر السادس والثلاثون للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات العربية وتقديم ورقة عمل بعنوان " أثر التكنولوجيا في تطوير عمليات القبول في جامعة الشارقة" .